Kennen Sie das?
Viel Arbeit steckt im Suchen, Nachfassen und Abgleichen.
Ein neues Mandat ist erst einmal ein Dokumentenstapel.Mit clearlea.se: Übernahme in Tagen: Dokumente klassifiziert, Verträge erfasst, Lücken als Aufgaben.
Mietanpassungen bleiben liegen.Mit clearlea.se: Index- und Staffelmieten aus jedem Vertrag, sichtbar, bevor die Frist verstreicht.
Nebenkosten führen zu Widersprüchen.Mit clearlea.se: Sie wissen vorab, was umlagefähig ist, was eine Pauschale abdeckt und welche Kosten im Portfolio-Vergleich auffallen. So entsteht der Widerspruch gar nicht erst.
Wartung ohne Nachweis.Mit clearlea.se: Prüfpflichten, Mängel und Belege an einem Ort, mit Verantwortlichem und Eskalation.
Workflow
Nebenkosten vorbereitet, bevor die erste Rückfrage kommt.
Objektmanagement, Buchhaltung, Versorger und Eigentümer arbeiten im selben Ablauf. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen, eine Frist und einen Eskalationsweg.
Rechnungen für die NebenkostenabrechnungStartet, sobald eine Versorger- oder Dienstleisterrechnung eingeht
Typischer AblaufBeteiligtObjektmanagementBuchhaltungExtern · VersorgerExtern · Eigentümer
- AuslöserRechnung eingegangenSYSystem · Posteingang
- KI-SchrittKostenart nach BetrKV zuordnenKIKI
- PrüfenBelege vollständig?SYSystem · Regeln
- AufgabeFehlende Belege anfordernVSVersorger · externFrist 7 Tagean Objektmanagement
- FreigabeRechnung freigebenSKS. Krüger · ObjektmanagementFrist 5 Tagean Teamleitung
- ÜbergabeAn Buchhaltung und EigentümerSYSystem · Beleg gespeichert
Jede Rechnung vollständig, umlagefähig oder nicht, jede Freigabe belegt. Danach geht es mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung weiter.
KI-SchrittEntscheidungSystem oder MenschFristEskalation
Anwendungsfälle
Was Verwalter mit clearlea.se automatisieren.
MandatsübernahmePraxisDatenraum des Vorverwalters klassifiziert, Verträge erfasst, Lücken als Aufgaben.
3 Tagestatt 10 Wochen< 2 hVerarbeitung, 600+ Standorte
Nebenkosten vorbereitenJede Rechnung mit Kostenart und Beleg, Umlagefähigkeit geklärt, bevor die Abrechnung erstellt wird.
10 spro Rechnungbis zu 90 %weniger Aufwand
Wartung und PrüfpflichtenPrüfberichte gelesen, Mängel zugewiesen, Nachweise angefordert.
1 Ortfür Berichte, Mängel, BelegeEskalationbevor Fristen reißen
RechnungsprüfungGeprüft gegen den Vertrag, auch internationale Rechnungen ohne E-Rechnungsformat.
10 spro Rechnung
Index- und StaffelmietenAnpassungen aus jedem Vertrag, sichtbar, bevor die Frist verstreicht.
3 MonateVorlauf vor dem Stichtag< 2 spro Abfrage
Eigentümer-ReportingStand, Fristen und offene Punkte je Mandat, mit Beleg.
1 Standje Mandat, mit Beleg< 30 spro Vertrag aktuell
Aus der Praxis
Ein Dienstleister, vier Filialnetze, drei Tage.
Aus der Praxis · Lease-Management-Dienstleister3 Tage statt 10 Wochen Portfolio-Onboarding.Das größte Netz: über 600 Standorte. Verarbeitet in unter 2 Stunden, 3 Tage inklusive Qualitätsprüfung.
- Datenräume von vier Filialnetzen übernommen
- Dokumente klassifiziert
- Sortiert und bereinigt
- Verträge und Nachträge erfasst
- Qualität geprüft, Bestand freigegeben
- Fristen und Nebenkostenprüfung als Service gestartet
bis zu 90 %weniger Aufwand, 2–3 Minuten pro Standort
10 spro Rechnung
45 spro Nebenkostenabrechnung
Häufige Fragen
Was Teams wie Ihres zuerst fragen.
- Müssen wir unsere Verwaltungssoftware wechseln?
- Nein. clearlea.se arbeitet neben Ihrer Software, zum Beispiel iX-Haus oder Yardi, und übergibt Daten per API oder Standardformat. Mit sauberen Daten holen Sie mehr aus Ihrer Software heraus. Kein Vendor-Lock-in: Ihre Daten lassen sich jederzeit exportieren.
- Wie kommen wir an die Daten des Vorverwalters?
- Als Datenraum, Export oder über ein Postfach. clearlea.se klassifiziert alles und zeigt, was fehlt.
- Können Eigentümer und Dienstleister mitarbeiten?
- Ja. Externe übernehmen einzelne Schritte mit Frist und Protokoll. Mit Gastzugang arbeiten sie im gemeinsamen Workspace mit, inklusive Kommentaren und Dashboards.
- Was kostet clearlea.se?
- Ab 9,49 € pro Standort und Monat, für größere Bestände mit Mengenrabatt. Beliebig viele Nutzer, KI-Nutzung inklusive.
